Wie zijn wij?

Leeuwendaal is een multidisciplinair HR-adviesbureau. We werken voor organisaties die maatschappelijk van betekenis willen zijn en waarin mensen het verschil maken. De adviesgroep Executive Search biedt dienstverlening op het gebied van werving en selectie van bestuurders, toezichthouders, directies en senior management. Leeuwendaal is gecertificeerd conform ISO 9001 en ISO 27001.

De werving- en selectieprocedure

Je reageert via onze website op een vacature of je doet een open inschrijving. In de volgende stap vragen we je jouw cv en motivatiebrief in te dienen, zodat we ons een beeld kunnen vormen van jouw geschiktheid voor de (toekomstige) vacature(s).

Persoonsgegevens en doel gegevensverwerking

Ten behoeve van het selectieproces (doel) leggen we persoonsgegevens van je vast:

• NAW-gegevens: voor het leggen van contact.
• Cv en motivatiebrief: dit wordt gebruikt als middel om jouw geschiktheid voor de (toekomstige) vacature(s) te bepalen.
• Correspondentie: om je te informeren over alle aspecten van de procedure.
• Gespreksnotities: persoonlijke indrukken van de adviseur en jouw persoonlijke wensen om zo een goede match te kunnen maken.
• Procedure informatie: door jouw vacature historie te bewaren, kunnen we je gemakkelijker vinden en benaderen voor toekomstige interessante posities.
• Kandidaatprofiel en toelichting ten aanzien van jouw geschiktheid: bij voor te dragen kandidaten ten behoeve van een optimale presentatie aan de opdrachtgever.
• Referenties: bij de eindkandidaat worden enkele inhoudelijke referenties ingewonnen en vastgelegd, bedoeld om een indruk te krijgen van de werkwijze van kandidaat in voorgaande functies.
• Optioneel: resultaten screening door Validata: voor enkele opdrachtgevers laat Leeuwendaal een integriteitsonderzoek uitvoeren bij de eindkandidaat in de procedure.

Deze gegevens zijn nodig om het proces goed te kunnen doorlopen en een goede match te kunnen maken. De grondslag van deze gegevensverwerking is dan ook gerechtvaardigd belang.

Wie kan er bij jouw gegevens?

• Leeuwendaal: Jouw gegevens zijn slechts toegankelijk voor de selectieadviseurs en ondersteunend medewerkers van Leeuwendaal die bij selectieprocedures zijn betrokken.
• Opdrachtgever: Wanneer wij je selecteren voor een vacature, dan word je daarvan op de hoogte gebracht. Als je instemt met de voordracht, nemen we de volgende gegevens op in het projectdossier om te delen met de opdrachtgever: cv, een profieltekst en een toelichting ten aanzien van jouw geschiktheid.
• Mysolution: Als leverancier van ons recruitment systeem kan de helpdesk van Mysolution toegang tot het systeem en de data verkrijgen om waar nodig technisch te ondersteunen.
• Validata (optioneel): Voor sommige opdrachtgevers laten wij door Validata een pre-employment screening en een integriteitscheck uitvoeren bij de eindkandidaat. Voor het opstarten van deze procedure verstrekken wij jouw naam, e-mailadres en mobiele telefoonnummer aan Validata. Zij zullen je vragen om het cv, ID-bewijs en een toestemmingsverklaring voor de screening te uploaden. Afhankelijk van het type functie doen we een aantal checks. Zo kunnen we bijvoorbeeld laten controleren of je de in het cv genoemde opleiding hebt gevolgd, bekend bent bij genoemde werkgevers of een VOG aanvragen. De documenten en de uitkomst van de screening worden vastgelegd in een portal die voor jou en voor de selectieadviseurs en ondersteunende medewerkers van Leeuwendaal toegankelijk is.

Beveiliging

Beveiliging kent voor ons twee aspecten: technische maatregelen en gedrag.

• Technische maatregelen: de procedure verloopt volledig via een afgeschermde recruitment omgeving. De toegang hiertoe wordt strikt beveiligd. Op ons verzoek zijn zelfs nog extra beveiligingsmaatregelen toegevoegd aan de standaard. Vanzelfsprekend is de leverancier van ons recruitment systeem gecertificeerd conform ISO 9001 en ISO 27001.

  Ook binnen Leeuwendaal hanteren we strenge veiligheidsnormen. In het recruitmentproces maken wij gebruik van een veilig-mailen-applicatie (ZIVVER), zodat cv’s uitsluitend beveiligd verzonden worden aan de opdrachtgever.

  Daarnaast behaalt onze Microsoft werkomgeving een Microsoft Security Score van meer dan 80% door alle ingevoerde beveiligingsmaatregelen. Dit is een zeer hoge score en ongeveer twee maal zo hoog als het gemiddelde van organisaties van vergelijkbare omvang. Dit cijfer laat zien hoe zorgvuldig wij omgaan met de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens.

• Gedrag: Leeuwendaal besteedt veel aandacht aan het bewust maken van medewerkers. Alle medewerkers worden jaarlijks verplicht getraind in de do’s en don’ts van privacy en informatiebeveiliging. Bij de trainingen wordt aandacht besteed aan de actuele ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging.

Bewaartermijn

We maken bij de bewaartermijn onderscheid tussen het kandidaatdossier en het projectdossier.
Jouw kandidaatdossier blijft tot 5 jaar na het laatste contact of de laatste mutatie bewaard in ons recruitment systeem. Gedurende deze periode kunnen we jou benaderen voor interessante vacatures. Na afloop van deze termijn vernietigen we jouw gegevens. Vanzelfsprekend kun je ons elk moment verzoeken jouw gegevens uit ons bestand te verwijderen.
Het projectdossier bevat contractuele afspraken met de klant en informatie over de voordrachten. Dit dossier bewaren we minimaal de wettelijke termijn van zeven jaar.

Voor de optionele check door Validata geldt een bewaartermijn voor de screeningsresultaten van 90 dagen. Daarna wordt het dossier verwijderd.

Recht op inzage, wijziging en verwijdering

Je hebt te allen tijde regie over je eigen gegevens. Dit betekent dat je Leeuwendaal op ieder moment kunt vragen jouw persoonsgegevens in te zien of aan te vullen (bijvoorbeeld met een geactualiseerd cv). Ook kun je ons altijd vragen om je gegevens helemaal te verwijderen, bijvoorbeeld als je slechts voor één specifieke procedure ingeschreven wilt staan.

Toestemming

In dit document hebben wij je uitgelegd hoe Leeuwendaal omgaat met jouw persoonsgegevens bij reactie op een vacature of opname in ons bestand. Wij gaan je vragen expliciet je toestemming kenbaar te maken met betrekking tot deze manier van werken.

Vragen?

Mocht je vragen hebben, neem dan contact op met het secretariaat van de adviesgroep Executive Search via (088) 00 868 00. Wij verwachten dat zij de meeste vragen direct kunnen beantwoorden. Als zij jouw vraag niet kunnen beantwoorden, zullen ze je doorverwijzen naar onze Functionaris voor Gegevensbescherming, mr. Mark Thorborg. Hij is bereikbaar via ons algemene telefoonnummer (088) 00 868 00 of via [email protected]. Overigens heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toestemmingsverklaring

Als je hieronder ‘Ik ga akkoord met de voorwaarden.’ aanvinkt geef je Leeuwendaal toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van opname in ons bestand.
Als je hier niet mee akkoord gaat kun je niet verder met de procedure en wordt jouw reactie op de vacature niet verzonden.