HR21 zorgt voor lucht bij personeelszaken

Dit artikel verscheen in VNG Magazine nr. 18 2016

Auteur: Leo Mudde

HR21, hét functiewaarderingssysteem voor gemeenten, is in opmars. Uiteindelijk moeten alle gemeenten ermee werken. Maar zover is het nog niet, op dit moment zijn nog ‘slechts’ 138 van de 390 gemeenten aangesloten. Het streven is dat uiteindelijk álle gemeenten hiervan gebruik gaan maken.
De belangrijkste doelstelling van het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21 was destijds – in 2011, toen het op de markt kwam – het bevorderen van de mobiliteit en de samenwerking tussen gemeenten. Als gemeenten dezelfde functiebeschrijvingen en bijbehorende waarderingen hanteren, kunnen medewerkers gemakkelijker personeel delen of uitwisselen, zo was de idee. Daarnaast zorgt HR21 ervoor dat de basis van het functiehuis op orde is, waardoor de personeelsdienst meer tijd heeft om zich bezig te houden met andere vraagstukken in de organisatie.
HR21 biedt deelnemende gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen) een kant-en-klaar bestand met 105 gewaardeerde functies. De tijd dat gemeenten zelf functies moesten beschrijven en er een salarisschaal aan moesten plakken, is daarmee grotendeels voorbij. De bouwers, BuitenhekPlus en Leeuwendaal, en opdrachtgever VNG beloofden destijds dat die functies goed zouden passen in zeer uiteenlopende gemeentelijke organisaties.
Anco van Leeuwen, beleidsmedewerker personeel en organisatie bij de gemeente Lisse, was in 2011 als intern projectleider betrokken bij de overstap van het functiewaarderingssysteem ODRP naar HR21. Na de pilotgemeenten was Lisse de eerste die deze stap zette. Vijf jaar later heeft Van Leeuwen daar nog altijd geen spijt van.

 

Star

hr21-leeuwendaal-functiewaardering-functiebeschrijving-gemeenten

Lisse zit op dit moment in een ambtelijk fusietraject met buurgemeenten Hillegom en Teylingen. De eerste maakt ook al langer gebruik van HR21, Teylingen is er met het oog op de fusie van de drie ambtelijke organisaties korte tijd geleden op overgestapt. De bedoeling van het systeem, dat het gemakkelijker wordt voor ambtenaren om in te schuiven in een andere organisatie, wordt hier per 1 januari 2017 in de praktijk getest. Dan gaat de nieuwe werkorganisatie van start.
Daar is een goed communicatietraject aan voorafgegaan. Dat loont blijkbaar: vijf jaar geleden is er in Lisse geen enkel bezwaar ingediend tegen de voorgestelde plek in het functiehuis van de nieuwe organisatie.
Het is de drie gemeenten gelukt de complete organisatie onder te brengen in de 105 functies van HR21. ‘Wij hebben geen specifieke functies, zoals andere die soms wel hebben. HR21 is echt geënt op de gemeentelijke sector, wij vonden de functies heel herkenbaar en konden ze moeiteloos overnemen.’

Intensief traject

Roermond schoof in 2012 ODRP aan de kant ten gunste van HR21. ‘We hadden 230 functiebeschrijvingen op een personeelsbestand van 650’, zegt Pim Bellemakers, adviseur personeelsmanagement van de gemeente Roermond. ‘Jaarlijks hadden we een functiebeschrijvings- en waarderingsronde, inclusief een aantal bezwaren. Dat was steeds een erg intensief traject en het vroeg veel onderhoud. Toen we teruggingen naar zo’n zestig normfuncties, zorgde dat voor veel verlichting binnen de organisatie. Zeker ook omdat de weging eenvoudiger werd, de waarderingen al vaststonden en alles werd gedigitaliseerd.’
De overgang van het oude naar het nieuwe systeem vond in Roermond plaats in de stille vakantieperiode. De gemeente werd daarbij ondersteund door de makers van HR21. ‘We hebben daarna het systeem moeten leren lezen, zogezegd, maar daarna konden we het snel oppakken. HR21 is ook flexibel genoeg om lokaal wat aanpassingen te doen. Wij hebben uiteindelijk zelf nog vijf functies lokaal beschreven en gewaardeerd, dat is te overzien. Roermond heeft nog veel diensten in eigen beheer, gezien die situatie zijn we zeer tevreden met een totaal van zo’n 65 functies.’
Van Leeuwen heeft nog niet gemerkt dat HR21 heeft geleid tot een grotere mobiliteit tussen gemeenten. ‘Je kijkt toch niet alleen naar de functiewaardering als je besluit ergens anders te gaan werken. Daar liggen meestal veel andere factoren aan ten grondslag. Maar het maakt het natuurlijk wel makkelijker als de nieuwe werkgever ook met het systeem werkt. De andere bestuurscultuur waar je in terechtkomt is niet zo’n drempel meer.’

Geen keurslijf

Een van de gemakken van HR21 is, beamen de gebruikers, het minimale onderhoud. VNG en de bouwers staan daar garant voor. Zij passen, onder toezicht van een beheercommissie van werkgevers en werknemers onder voorzitterschap van de VNG, de beschrijvingen en de waarderingen periodiek aan om ze te laten aansluiten bij de nieuwste inzichten en ontwikkelingen. Het generieke functieboek, waarborg voor minder functieomschrijvingen waardoor bij veranderingen in de organisatie het functiehuis minder snel hoeft te worden aangepast, maakt HR21 veel minder onderhoudsintensief dan andere systemen.
Een keurslijf is het niet. Paul du Bois, namens de VNG voorzitter van de beheercommissie HR21, stelt nadrukkelijk dat de autonomie van de gemeente overeind blijft. ‘Elke gemeente heeft ook haar eigen rechtspositieregeling. Zoals ook elke gemeente zich moet herkennen in de 105 beschreven generieke functies, daarom is er ruimte om er lokale beschrijvingen aan te koppelen.’
Er zijn de laatste jaren, met de decentralisaties en de nieuwe gemeentelijke taken op het gebied van jeugd en zorg, nogal wat nieuwe functies bij gemeenten ontstaan. Du Bois: ‘Vaak gaat het in eerste instantie om detacheringen, maar er zijn ook al professionals die in dienst zijn gegaan van een gemeente of op het punt staan dat te doen. De vraag is, hoe je die inpast in het functie- en salarisgebouw. Daar kijken we nu naar.’
Voor gemeenten die de overstap naar HR21 overwegen, heeft Pim Bellemakers van Roermond nog wel een tip: ‘Laat het niet allemaal over aan de bouwers, je kunt als gemeente zelf ook veel voorbereiden aan de conversie van het ene naar het andere systeem. De lokale situatie is toch vaak nét even anders, en die kennis is alleen in de eigen organisatie aanwezig. Uiteraard wil je daar recht aan doen.
Zorg daarom dat je vanaf het begin bij het proces betrokken bent en blijft. En doe aan verwachtingsmanagement. Als medewerkers horen dat er een nieuw functiewaarderingssysteem komt, hopen ze vaak dat het financieel beter wordt. Echter, omdat het generieke functieboek van HR21 voor en door gemeenten zelf is opgesteld, zijn de functies veelal financieel een-op-een te converteren. Communiceer daarom vooraf goed, om teleurstellingen en frustraties te voorkomen.’

Op dit moment werken 211 organisaties met HR21, waarvan 138 gemeenten. De overige aansluitingen betreft organisaties als samenwerkingsverbanden, omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s en sw-bedrijven.

Contact en meer informatie

Ramon van Oppen

Foto van Ramon van Oppen
Directeur Functioneren en beloning Telefoon werk: 088 00 868 00 Mobiel: 06 2158 0752
Biography

Na enkele jaren werkzaam te zijn geweest als adviseur en senior adviseur/projectleider beloningsmanagement vervult Ramon nu de rol van directeur Functioneren en Beloning. Zijn terreinen zijn beloningsadvies, arbeidsvoorwaarden en competentiemanagement.