Kwaliteitsverbetering en kostenbesparing gaan prima samen!

Organisaties zoeken samenwerking wanneer het gevoel bestaat dat deze meerwaarde genereert. Bijvoorbeeld verbetering van de kwaliteit van dienstverlening of om efficiency te bewerkstelligen door bijvoorbeeld schaalvoordeel.

Er bestaat zelfs aparte wetgeving om de samenwerking binnen gemeenten te regelen: de gemeenschappelijke regeling. Er zijn dan ook voorbeelden genoeg van succesvolle samenwerking zoals een gedeelde huisvuilophaaldienst, gezondheidszorg (GGD) en afdelingen Sociale Zaken.

Schaalvoordeel realiseren en regie behouden

Gemeenten zijn echter op zoek naar nieuwe terreinen en vormen van samenwerking veelal onder de naam Shared Service Centre. Het doel: schaalvoordeel realiseren en regie behouden. Een ‘Shared Service Centre’ (SSC) is volgens de definitie van professor Strikwerda ‘een resultaatverantwoordelijk samenwerkingsverband dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie aan de afzonderlijke moederorganisaties op basis van een overeenkomst tegen een verrekenprijs’.

Grote organisaties kunnen een Shared Service Centre binnen de eigen organisatie inrichten. Kleinere organisaties zoeken de samenwerking en creëren een eigen gezamenlijke SSC. Een SSC sluit contracten af met afdelingen binnen de eigen organisatie of met afdelingen van samenwerkende organisaties. De bestuurder blijft eindverantwoordelijk.

De kwaliteit van dienstverlening neemt toe doordat taken die medewerkers voorheen ‘er bij deden’ door de concentratie volwaardige taken worden. Het concentreren van vergelijkbare functies versterkt de professionaliteit. Daarnaast werkt een Shared Service Centre volgens contractuele prestatieafspraken waarin de kwaliteit van dienstverlening expliciet en dus toetsbaar is gedefinieerd. En ook het optimaal benutten van ICT-mogelijkheden draagt bij aan het vergroten van efficiency en betere informatievoorziening.

Fasering

Leeuwendaal ondersteunt organisaties bij de totstandkoming van een SSC. Wij hanteren hierbij veelal de volgende fasering:

• Fase 1: haalbaarheidsonderzoek: welke taken onder te brengen in SSC, inrichting SSC-organisatie, personele consequenties, te realiseren kwaliteitsverbetering, te realiseren kostenbesparing
• Fase 2: besluitvorming
• Fase 3: implementatie

Dienstverlening Leeuwendaal

Leeuwendaal kan behalve de projectleiding ook ondersteuning bieden bij:

• Uitvoeren haalbaarheidsonderzoek oprichting SSC
• Gedurende de opstartfase invullen van de rol van de kwartiermaker /directie van het SSC
• Uitwerken werkprocedures
• Ontwikkeling/begeleiding ICT-ondersteuning

Referenties:

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Binnen het Rijk wordt gewerkt aan de bouw van een SSC HRM ‘P-Direkt’ waarbij de personeelsadministratieve ondersteuning van alle ministeries in een SSC wordt geconcentreerd. Adviseurs en interimmanagers van Leeuwendaal zijn bij de opbouw betrokken en kunnen deze kennis en ervaring ook binnen uw organisatie inbrengen.

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat bestaat al een Shared Service Centre P&O-diensten. Leeuwendaal heeft het functioneren een jaar na oprichting geëvalueerd en concrete adviezen aangereikt ter verbetering van de dienstverlening.

Gemeenten

Leeuwendaal begeleidt momenteel verschillende gemeenten bij de eerste oriëntaties rondom de oprichting van Shared Service Centres op bijvoorbeeld het gebied van inkoop.

Publicaties:

Van onze adviseurs verschijnen regelmatig publicaties over het onderwerp Shared Service Centres. Hieronder treft u een selectie. 

Shared service centers in gemeenten; een onderzoek onder burgemeesters 

Shared service center voor gemeenten, de F.A.Q.'s

Intergemeentelijke samenwerking in nieuw perspectief

Meer informatie?

Voor nadere informatie of een oriënterend gesprek kunt u contact opnemen met drs. Laurens Zwaan MMC, telefoon (070) 414 27 00 of per e-mail laurens.zwaan@leeuwendaal.nl.