Als klanten andere eisen stellen aan de dienstverlening, als producten wijzigen en processen veranderen,… dan heeft dit veel effect op uw personeel. Na het inventariseren van de (verwachte) knelpunten maken we voor u een raming van de benodigde bezetting en helpen u bij een strategisch personeelsplan.  

Formatiescan Hoeveel en welke mensen zijn nodig om de klus te klaren? Hoe komt het dat medewerkers een te hoge werkdruk ervaren? Waarom zijn de taken steeds niet op tijd afgerond? Waardoor zijn er klachten over de kwaliteit van het geleverde werk? Kan ik deze nieuwe taken binnen mijn huidige formatie oppakken? Wat maakt deze gemeente anders dan andere gemeenten?

Deze vragen kunnen worden beantwoord door het uitvoeren van de Leeuwendaal Formatiescan. De formatiescan start met het helder naar voren brengen van de huidige en verwachte knelpunten in de personele capaciteit van de organisatie. Samen met leidinggevenden kijken we waar taken blijven liggen en/of niet op het gewenste kwaliteitsniveau worden uitgevoerd. Nieuwe of toekomstige taken worden geïdentificeerd en uitgedrukt in noodzakelijke personele capaciteit. Op basis van de gegevens maken wij voor de gescande onderdelen een raming van de structurele capaciteit die noodzakelijk is om alle taken uit te kunnen voeren, nu en in de nabije toekomst.

Benchmark

Een beproefd onderdeel van de Leeuwendaal Formatiescan is een kwantitatieve vergelijking, (benchmark) met andere publieke organisaties van min of meer vergelijkbare aard en omvang. Is uw formatie hiermee vergelijkbaar of dreigt deze uit de pas te lopen? We maken daarbij tevens gebruik van prestatie-indicatoren om afwijkingen in de personele capaciteit ten opzichte van andere organisaties aan te tonen. Specifiek voor gemeenten beschikken wij hiertoe over een eigen uitgebreide database met formatiegegevens van kleine, middelgrote en grote gemeenten. Ook voor andere publieke organisaties beschikken wij over een groot netwerk van benchmark partners.

Bij elke benchmark is het belangrijk te realiseren dat kengetallen een zekere bandbreedte hebben. Alleen een vergelijking met de benchmark-gegevens is te kort door de bocht. Een analyse van de plaatselijke situatie is noodzakelijk om de specifieke lokale situatie in beeld te brengen en daarmee factoren te identificeren die een afwijking (plus of min) ten opzichte van de benchmark (die immers een gemiddelde geeft) kunnen verklaren:

• Bijzondere lokale omstandigheden
• Langdurige lokale projecten
• Lokale bestuurlijke ambitieniveau

Uiteraard kan Leeuwendaal deze analyse voor en met u uitvoeren. Als extra toegevoegde waarde maken we voor u een analyse van de bestaande taakverdeling en de functionele opbouw van de gescande organisatieonderdelen. Ook de gewenste kwalificaties en competenties van medewerkers en leidinggevenden kunnen tegen het licht worden gehouden.

Bruikbare adviezen

Op basis van de uitkomsten van de formatiescan geven we u advies over de noodzakelijke omvang van de gescande onderdelen van de gemeentelijke organisatie en/of diensten. De bevindingen en adviezen worden helder en compact gerapporteerd en vervolgens met u besproken. Met onze rapportage in de hand heeft u een solide onderbouwing voor besluitvorming. Op deze wijze kunt u snel en zorgvuldig veranderingen doorvoeren, zodat uw organisatie optimaal is bemenst om haar ambitieniveau waar te maken.

Referenties:

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport - Dienst Financieel en Personeel Beheer

Formatie en efficiency onderzoek bij PSA (Personeels Salaris Administratie)

Het onderzoek richtte zich op de verstoringen die zich in het primaire proces kunnen voordoen. Om verstoringen te kunnen opvangen zijn verschillende aanpakken ontwikkeld. Daarnaast is geadviseerd over de gewenste formatie.

Gemeente Maasluis

Formatieonderzoek Burgerzaken

In het formatieonderzoek zijn nadrukkelijk ook nieuwe taken en ontwikkelingen die invloed hebben op de uitvoering van de primaire taken meegenomen. Ook aspecten als openingstijden en werkroosters afgestemd op het aantal bezoekers, zijn in de advisering meegenomen.