Randvoorwaarden matchbureau
Wanneer de contouren van de taakstelling eenmaal duidelijk zijn, zal de organisatie moeten bepalen hoe men de processen rondom mobiliteitsprocessen en matching gaat inrichten. Terwijl de mobiliteitsbegeleiding steeds vaker extern wordt belegd, kunnen de interne vacaturevervulling en matching effectief in eigen beheer worden uitgevoerd door een matchbureau.
Mobiliteitsbegeleiding en matching
Bij het realiseren van een taakstelling spelen twee processen een rol: mobiliteitsbegeleiding en matching. Bij mobiliteitsbegeleiding gaat het om het begeleiden van medewerkers in het vormgeven van hun kandidaat- en zoekprofiel en het aanleren van de vereiste sollicitatievaardigheden. Bij matching gaat het om de vormgeving en uitvoering van het proces van (interne) vacaturevervulling.
Vijf randvoorwaarden
Organisaties die de matching hebben belegd in een speciaal daarvoor in het leven geroepen matchbureau blijken effectief te zijn in het realiseren van de taakstelling. We beschrijven vijf randvoorwaarden voor het succesvol functioneren van een dergelijk matchbureau.
1. Weg met de polder. Of: geef het matchbureau een duidelijke smoel
Bij het realiseren van een taakstelling staan arbeidsplaatsen op het spel. Geen wonder dat een groot aantal belangen door elkaar heen speelt. Belanghebbenden zeggen het overkoepelende organisatiebelang uiteraard plechtig te ondersteunen; feit is dat de interpretatie van die belangen nog wel eens subjectief blijkt te zijn.
Een effectief matchbureau is daarom gebaat bij een duidelijke positionering en een duidelijk mandaat. Bepaal bijvoorbeeld in welke mate het advies of de voordracht van het matchbureau bindend is. Hoe gevoelig het ook zal liggen, de ervaring leert dat hoe duidelijker het mandaat is omschreven hoe effectiever het bureau kan opereren. Of dacht u echt dat de leidinggevenden niet vooral de belangen van hun eigen onderdeel behartigen?
2. Ken uw organisatie
Zorg ervoor dat het matchbureau de organisatie van binnen uit kent. Gooi het kind niet met het badwater weg door ook de matching volledig uit te besteden. De ervaring leert dat een actief netwerk binnen de organisatie belangrijk is om de voordrachten of adviezen van het matchbureau geaccepteerd te krijgen.
3. Definieer de processen
Het lijkt een open deur, maar leg op heldere wijze de spelregels rondom boventalligheid vast. Ook hier geldt: hoe minder ruimte er is voor eigen interpretatie, hoe beter. Wat zijn de rechten en plichten van de medewerker? Waar houdt de vrijblijvendheid op? Mag men een aanbod voor een passende functie weigeren en zo ja, hoe vaak? Wie bepaalt of een functie al dan niet passend is voor de medewerker?
4. Bepaal het bereik van de dienstverlening
Voor welke organisatieonderdelen en functietypen staat de dienstverlening van het matchbureau open? Wanneer er sprake is van externe vestigingen of diensten, bepaal dan hoe de interactie tussen de organisatieonderdelen plaatsvindt. Hoe worden vacatures onderling aan elkaar gemeld, welke functionarissen vanuit welke externe diensten hebben welke mate van voorrang op andere functionarissen?
5. Ken uw cijfers: het belang van goede managementinformatie
Zorg ervoor dat het matchbureau ken- en stuurgetallen produceert en hanteert waar het management wél op zit te wachten. Te vaak komt het nog voor dat de informatiebehoefte van de directie en het aanbod van het matchbureau niet goed op elkaar zijn afgestemd. Als matchbureau wil je toch als eerste dat je directie je steunt door dik en dun? Zorg er dus voor dat men je rapportages waardevol en bruikbaar vindt.
